Messagerie d’entreprise : comment bien la choisir
En bref : pour choisir la messagerie de votre entreprise, regardez six critères. Votre nom de domaine, les outils autour du mail, la sécurité, la sauvegarde, le lieu d’hébergement des données et qui l’administre au quotidien. Pour la plupart des PME, le choix se joue entre Microsoft 365 et Google Workspace. La migration se fait sans perdre d’emails, si elle est préparée.
Pourquoi une adresse Gmail ou Orange ne suffit pas pour une entreprise
Beaucoup de TPE démarrent avec une adresse personnelle : contact.monentreprise@gmail.com ou une boîte fournie par le fournisseur d’accès. C’est gratuit et rapide. Les limites apparaissent vite.
- L’image : une adresse à votre nom de domaine rassure un client ou un donneur d’ordre. Une adresse gratuite fait amateur.
- Le contrôle : le compte appartient à la personne qui l’a créé. Au départ d’un salarié, l’entreprise peut perdre l’accès à ses échanges.
- La dépendance au fournisseur d’accès : une boîte Orange ou SFR est liée à l’abonnement internet. Changer d’opérateur peut la faire disparaître.
- La sécurité : aucune administration centrale, pas de politique de mots de passe commune, pas de double authentification imposée.
Les 6 critères pour choisir une messagerie d’entreprise
1. Votre nom de domaine
Le point de départ est une adresse du type prenom@votre-entreprise.fr. Le nom de domaine vous appartient, quel que soit le fournisseur de messagerie. Vous pouvez donc changer de solution plus tard sans changer d’adresse.
2. Les outils autour du mail
Une messagerie d’entreprise ne se limite plus aux emails. Agendas partagés, partage de fichiers, visioconférence et messagerie instantanée viennent avec. Choisissez l’environnement que vos équipes utiliseront vraiment, Microsoft (Outlook, Teams, Word, Excel) ou Google (Gmail, Meet, Docs, Sheets).
3. La sécurité
La messagerie est la première porte d’entrée des attaques. Vérifiez trois choses : un vrai filtrage du phishing, la double authentification partout et la protection du domaine (SPF, DKIM, DMARC). Nous détaillons ces protections sur notre page messagerie sécurisée pour les entreprises.
4. La sauvegarde
Microsoft et Google garantissent que le service fonctionne. Ils ne sauvegardent pas vos données à votre place sur le long terme. Un email supprimé par erreur ou par un pirate n’est récupérable que pendant une durée limitée. Une sauvegarde externe règle le problème.
5. L’hébergement des données et le RGPD
Vos emails contiennent des données personnelles de clients et de salariés. Demandez où elles sont stockées, et vérifiez que le contrat prévoit un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD. Les grands fournisseurs proposent un hébergement en Europe, selon les offres.
6. Qui administre au quotidien
Créer un compte pour un nouvel arrivant, fermer celui d’un salarié qui part, récupérer un mot de passe, configurer un téléphone : ces gestes reviennent toutes les semaines. Décidez qui s’en charge. En interne, c’est souvent le dirigeant, faute de mieux.
Microsoft 365, Google Workspace ou messagerie de l’hébergeur : le comparatif
| Critère | Microsoft 365 | Google Workspace | Messagerie de l’hébergeur web |
|---|---|---|---|
| Outils inclus | Outlook, Teams, Word, Excel, SharePoint | Gmail, Meet, Docs, Sheets, Drive | Email seul, parfois un webmail simple |
| Logiciels de bureau installés | Oui, selon la licence | Non, tout se fait dans le navigateur | Non |
| Administration des comptes | Console complète | Console complète | Limitée |
| Double authentification imposable | Oui | Oui | Rarement |
| Profil type | PME qui travaille sur des fichiers Office | Équipes habituées aux outils Google | Très petite structure, besoins basiques |
Pour une PME de 5 à 50 personnes, Microsoft 365 et Google Workspace répondent tous deux au besoin. Le bon choix dépend surtout des habitudes de vos équipes et de vos logiciels métier.
Comment passer à une messagerie d’entreprise sans perdre ses emails
- Inventaire : lister les adresses, les boîtes partagées, les alias et les appareils de chaque utilisateur.
- Préparation : créer les comptes dans la nouvelle solution et vérifier le nom de domaine.
- Copie des emails : transférer l’historique des anciennes boîtes vers les nouvelles, dossiers compris.
- Bascule : modifier les enregistrements DNS (MX) pour que les nouveaux emails arrivent dans la nouvelle messagerie, idéalement un soir ou un week-end.
- Postes et téléphones : reconfigurer Outlook, les smartphones et les signatures.
- Sécurisation : activer la double authentification, SPF, DKIM et DMARC, puis fermer l’ancienne messagerie après vérification.
Ce que NBS propose avec NeoMail
NeoMail est une messagerie d’entreprise gérée de bout en bout par NBS, sur Microsoft 365 ou Google Workspace. Nous préparons la migration, administrons les comptes au quotidien et ajoutons la sécurité et la sauvegarde selon la formule choisie.
- NeoMail : la messagerie pro gérée, administration et support compris.
- NeoMail Pro : ajoute le filtrage anti-phishing, le chiffrement des emails sensibles et les signatures centralisées.
- NeoMail Expert : pour les métiers à forte confidentialité, avec protection avancée et continuité de service.
Le détail des formules et des options est sur la page messagerie sécurisée pour les entreprises.
Questions fréquentes
Combien de temps prend une migration de messagerie ?
Pour une PME d’une dizaine de personnes, comptez quelques jours de préparation et une bascule d’une soirée. La durée dépend surtout du volume d’emails à copier.
Peut-on garder ses adresses actuelles ?
Oui, si elles utilisent déjà votre nom de domaine. Seul le serveur qui reçoit les emails change. Les adresses gratuites (Gmail, Orange) ne peuvent pas être reprises, mais leur contenu peut être copié.
Microsoft 365 ou Google Workspace pour une PME de 10 personnes ?
Si vos équipes échangent beaucoup de fichiers Word et Excel avec l’extérieur, Microsoft 365 est le choix le plus simple. Si elles travaillent déjà dans le navigateur avec les outils Google, Google Workspace convient très bien.
Faut-il une licence par salarié ?
Oui, chaque utilisateur nommé a besoin de sa licence. Les adresses génériques comme contact@ ou compta@ peuvent souvent être des boîtes partagées, sans licence supplémentaire.